Każda osoba prowadząca przedsiębiorstwo ma obowiązek ewidencjonować wszystkie operacje gospodarcze. Jednym ze sposobów zapisujących każdy wydatek i przychód związany z działalnością operacyjną, koszt wynagrodzeń pracowników, opłaty ponoszone za czynsz, zobowiązania kredytowe itp. są księgi rachunkowe. Niektóre przedsiębiorstwa mogą wybrać dobrowolnie ten sposób rozliczeń, inne są do niego zobligowane przez obowiązujące przepisy prawne (spółki handlowe, osobowe o przychodach przekraczających 2 mln euro, jednostki samorządowe, banki i instytucje finansowe działające w oparciu o prawo bankowe).

Na księgi rachunkowe (handlowe) składa się:

  • dziennik, który służy do chronologicznego zapisu wszystkich operacji gospodarczych,
  • księga główna zawierająca konta syntetyczne,
  • zestawienie obrotów i sald sporządzone pod koniec okresu sprawozdawczego,
  • księga pomocnicza, konta zawierające uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów z księgi głównej
  • wykaz aktywów i pasywów.

Księgi stanowiące przekrój wiedzy o kondycji finansowej przedsiębiorstwa można prowadzić  samemu, można powierzyć księgowym zatrudnionym na etacie lub biurom rachunkowym. Warto powierzyć prowadzenie ksiąg specjalistom z kilku powodów. Jednym z nich jest oszczędność własnego czasu. Najważniejszy jest jednak taki – często zmieniające się przepisy podatkowe są na tyle skomplikowane w interpretacji, że łatwo o błędne zapisy. Błędne zapisy w księgach oznaczają dla przesiębiorcy  m.in. dotkliwe kary finansowe i kontrole, których lepiej uniknąć.